Homeoffice braucht vier Säulen

Plötzlich ist Homeoffice in aller Munde und erscheint vielen als einzige Möglichkeit, ihre Mitarbeiter*innen zu schützen und den Betrieb aufrecht zu erhalten. Von einem auf den anderen Tag sollen Mitarbeiter von zu Hause arbeiten. Kurzfristig wird das irgendwie funktionieren, doch werden viele Unternehmen, Behörden und Mitarbeiter in den kommenden Wochen feststellen, dass es mehr braucht als einen Computer und einen Internetzugang zu Hause.

Das „Vier-Säulen-Modell für Homeoffice“ im Überblick 

Die aktuelle Diskussion fokussiert sich sehr stark auf technologische Aspekte und Tools, welche die Arbeit im Homeoffice überhaupt erst ermöglichen, und es gibt überall Tipps für die Arbeit im Homeoffice. All das ist sinnvoll und meist auch inhaltlich richtig. Doch aus meiner Sicht muss Homeoffice, neben den technologischen Voraussetzungen, auf drei weiteren Säulen aufgebaut sein: das Vier-Säulen-Modell für verteiltes Arbeiten.

 

In der jetzigen Situation werden Gesetze (z.B. Arbeitsschutz) einfach „ausgeblendet“, auch wenn diese ebenfalls fürs Homeoffice gelten. Betriebsvereinbarungen, welche für jedes Unternehmen individuell den Rahmen für die Arbeit im Homeoffice vorgeben, fehlen vielfach vollständig oder sind nicht ausreichend. Nach der Corona Krise müssen daher möglichst schnell entsprechende Regelungen getroffen werden. Und das nicht nur, weil arbeitsrechtliche Vorgaben eingehalten werden müssen. Vielmehr wird die Belegschaft Homeoffice zukünftig massiv einfordern. In den Betriebsvereinbarungen muss dann geregelt werden, welche Arbeit in welchem Umfang und unter welchen spezifischen Bedingungen im Homeoffice erledigt werden kann.

Für den Erfolg von Homeoffice und virtueller Arbeit sind jedoch andere Faktoren von zentraler Bedeutung: die Arbeitsorganisation, die Kompetenzen der Mitarbeiter und Führungskräfte und eine auf verteilte Arbeit ausgerichtete Kultur. Diese Faktoren müssen vor allem für den konkreten Arbeitskontext (z.B. Abteilungen, Teams, Projekte) passen.

Besteht überhaupt eine Kultur, welche ein vertrauensvolles Arbeiten im Homeoffice erlaubt (z.B. Vertrauenskultur)? Dabei kommt insbesondere den Führungskräften eine zentrale Funktion zu. Stehen sie dem Thema ablehnend oder sehr kritisch gegenüber, werden Homeoffice und verteilte Arbeit niemals funktionieren, denn eine Kultur, die ein vertrauensvolles Arbeiten ermöglicht, ist unbedingte Voraussetzung für deren Gelingen. Und natürlich haben auch die Mitarbeiter und Kollegen einen wesentlichen Einfluss auf diese Kultur. Nichts „verpestet“ das Klima so sehr, als wenn einige argwöhnen, die Kollegen, die zeitweise von zu Hause arbeiten, könnten sich einen „faulen Lenz“ machen. Neben viel Vertrauen braucht es aber durchaus auch sinnvolle Kontrollmechanismen in den Teams und Organisationen. „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“ lautet hier die Maxime.

Haben die Mitarbeiter überhaupt die nötigen Kompetenzen, um effektiv im Homeoffice zu arbeiten? Können sie die verfügbaren technologischen Tools sachgemäß nutzen? Wie sieht es mit der Kommunikation aus, wenn diese nur über Skype und Co stattfindet? Wenn man ausschließlich virtuell kommuniziert, kommt es unweigerlich zu mehr Missverständnissen. Konflikte entstehen und können sich mit der Zeit manifestieren. Dann bedarf es besonderer Methoden und Fähigkeiten, um diese Probleme auch virtuell zu lösen.

Virtuelle Meetings müssen anders gestaltet und gemanagt werden als wenn sich alle Teilnehmer in einem Raum befinden.  Dies gilt noch mehr für die Arbeitsorganisation, wenn mehrere Mitarbeiter oder sogar Teams zur Erfüllung einer Aufgabe benötigt werden. Transparenz und Kommunikation sind zentrale Herausforderungen, die bereits in Organisationen auftreten, in denen mehr oder weniger alle Beteiligten an einem Ort arbeiten. Diese Herausforderungen und Probleme vervielfachen sich, wenn fast alle virtuell arbeiten. Doch sind sie durchaus lösbar, wie viele Beispiele zeigen. Voraussetzung dafür sind jedoch klare Regeln in der Arbeitsorganisation und spezifische Kompetenzen und Tools (z.B. Mural – siehe dazu „Erfahrungen mit Mural, das virtuelle Whiteboard„).

 

Basis, Fortgeschritten oder Best Practice?

Um zu beurteilen, wie gut ein Unternehmen (eine Abteilung/ein Team/ein Projekt/ein Mitarbeiter) für Homeoffice und verteiltes Arbeiten aufgestellt ist, nutze ich jeweils drei Levels für jede Säule. Während „Technologie/Tools“ und „Recht/Regeln“ im Wesentlichen auf Unternehmensebene betrachtet werden, müssen „Arbeitsorganisation“, „Kultur“ und „Kompetenzen“ auf den konkreten Arbeitskontext bezogen werden. Natürlich gilt auch hier: keine Regel ohne Ausnahme.

Level 1 beschreibt die Minimalanforderungen, die für einen bestimmten Arbeitskontext notwendig sind. Sind diese nicht erreicht, ist die Arbeit im Homeoffice nicht möglich. Dabei kann jede einzelne Säule den Ausschlag geben. Viele Aufgaben können per se nicht virtuell im Homeoffice erfüllt werden (z.B. Kranken- oder Altenpflege). Vor allem in ländlichen Gebieten wird auch die Verfügbarkeit von Breitband-Internet ein zentrales Problem sein, das die Arbeit zu Hause praktisch unmöglich macht.

Auf Level 2 gehören Arbeit im Homeoffice und das Arbeiten über verschiedene Standorte hinweg zum Alltag. Der Wechsel zwischen Arbeit im Büro und im Homeoffice funktioniert, und die wesentlichen Tools für die Zusammenarbeit sind vorhanden und werden regelmäßig genutzt. Im Großen und Ganzen orientieren sich jedoch die Arbeitsabläufe noch stark an der Präsenzkultur. Gleiches gilt für die Führungskultur. Das Ganze ist eher der Notwendigkeit geschuldet.

Auf Level 3 hingegen macht es kaum einen Unterschied, ob die Teams gemeinsam an einen Ort sitzen oder höchst effizient von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Es besteht eine Vertrauenskultur, und die Integration von Kompetenzen gelingt, unabhängig davon, wo auf diesem Planeten sich diese befinden. Der spezifische Einsatz technischer Tools und Methoden zur Arbeitsorganisation erfolgt effizient und schafft für alle Beteiligten die notwendige Transparenz.

Das war’s für heute. Ich freue mich auf Eure Kommentare, Anregungen und Diskussionen per e-mail oder direkt zu diesem Blog. Registriert Euch für meinen Blog, falls ihr nichts mehr verpassen wollt (rechte Seite: „Blog via e-mail abonnieren“)

Bis dahin

Euer Kai